Je remonte cet article puisqu’il facilitera probablement les tâches de certains directeurs. L’outil que je vous présente me facilite grandement la communication avec les parents de mon école. Chaque année, je fais une mise à jour car ONDE évolue et les formules que j’utilise dans mon tableur ont besoin d’être mises à jour.

Préambule

« PROBLÈME RGPD » : faisant suite à des critiques (fondées) sur Twitter, je précise (c’est déjà le cas plus bas dans l’article) que l’utilisation de gmail n’est pas rgpd-compatible. J’espère trouver une autre solution aussi efficace et rgpd-compatible. Même si l’an passé j’ai pu avoir des propositions intéressantes, je n’ai pas trouvé de solution qui soit au niveau de gmail.

Je suis directeur d’école et j’utilise 2 boites pour les mails :
– une officielle en « @ac-…..fr » pour recevoir et envoyer le courrier de l’Inspection
– une autre en « @gmail.com » pour communiquer avec la mairie, les familles… en fait avec tout le monde sauf l’Inspection.

Depuis que j’utilise la boite mail de Google, je peux recevoir (c’est ce que je fais) tous les mails sur mon téléphone, ce qui est très pratique je trouve.
De plus j’ai tous les contacts téléphoniques des parents en permanence avec moi (pratique lors des sorties scolaires).

J’attire quand même votre attention sur le fait que cette solution n’est pas bien « RGPD compatible ». Les parents de l’école sont au courant et ça ne dérange personne. Le jour où je trouverai un outil aussi performant et qui respecte mieux les données des utilisateurs, je l’utiliserai. Malheureusement, je trouve que la boite mail académique n’est pas aussi pratique que celle-ci.
Pour ma classe, j’utilise Educartable. La boite gmail n’est donc là que pour la communication en tant que directeur.

Mais à quoi ça peut vraiment servir ?

Comme cela, j’ai à tout moment sur mon téléphone :
– les coordonnées téléphoniques des parents de tous les enfants de l’école
– l’adresse de ces parents
– l’adresse mail des parents
Je peux donc les joindre facilement si besoin.

Attention, si vous voulez appelez depuis un téléphone perso, je vous conseille de faire précéder le numéro de téléphone que vous composez de #31# afin que votre numéro de s’affiche pas.

L’utilisation des Contacts de Google via ONDE permet également de créer des mailing-lists pour la communication avec les familles de manière très simple et donc d’envoyer des mails à tous les parents ou seulement aux parents de telle ou telle classe.

C’est bien beau tout ça, mais comment on fait ?

Le principe n’est pas compliqué. Je vous explique les étapes à effectuer :

• 1. Vous devez extraire les données des responsables de vos élèves d’une classe ou de toute l’école.
  2. Vous importez ces données dans Google Contacts.
  3. Vous avez plusieurs listes qui vont s’afficher avec tous vos parents d’élèves répartis dans différentes classes.

Ça ne parait pas super simple quand même !? En fait, ce n’est pas compliqué du tout, même s’il y a plusieurs étapes à faire et qu’il est important de bien les suivre.
Pour ne pas allonger cet article, vous trouverez toute la procédure détaillée en téléchargeant les fichiers ci-dessous qui contiennent le fichier LibreOffice Calc (ods) qui permet de faire ce que j’annonce ainsi qu’un tutoriel (pdf) détaillé avec des captures d’écran pour faciliter la compréhension.

FICHIERS NÉCESSAIRES :

Onde_vers_google_R22.ods (fichier Libreoffice Calc pour faire les imports-exports)

tutoriel_onde_vers_google.pdf (le tutoriel détaillé)
Attention, en cliquant sur le lien pour télécharger le fichier ods, une fenêtre va s’ouvrir et le fichier va être transformé en pdf pour pouvoir prévisualiser ce qu’il y a dedans. Il est impératif de le télécharger en cliquant sur « Téléchargement » tout en haut de la fenêtre (et non par le lecteur de pdf) puis en sélectionnant « Téléchargement direct » comme montré sur la copie d’écran.

J’espère que cet outil vous sera autant utile qu’à moi.

Remarque

L’import-export peut aussi se faire avec un autre service de gestion des mails, en théorie, sensiblement de la même façon.

Polémique :

Pour être très transparent, je vous mets ci-dessous ce que j’avais écrit suite à des remarques sur Twitter. Comme cela, libre à vous d’utiliser ou non la solution que je vous propose.

En septembre 2021, j’ai présenté une mise à jour de mon « application/tableur » pour extraire les adresses mails des parents de l’école (ainsi que les numéros de téléphone) pour les importer dans Google Contacts et les utiliser avec Gmail.

Cette façon de faire à soulever des échanges sur Twitter me disant (à juste titre) que cette façon de faire n’était pas RGPD-compatible. Je l’indiquais d’ailleurs clairement dans mon article. Certains propos m’accusaient même de mettre à disposition des directeurs quelque chose d’illégal et qu’on pouvait même comparer cela à partager « comment braquer une banque en expliquant bien que c’est illégal ».  Je trouve les mots forts surtout quand on sait que pendant le confinement, on nous (pas forcément à moi, mais à pas mal de directeurs et d’enseignants) a demandé de faire avec les moyens du bord sans se soucier du traitement RGPD des outils utilisés pour pouvoir assurer la continuité pédagogique.

Je ne veux pas lancer de polémique à ce sujet et je précise que les échanges avec plusieurs personnes (dont la personne qui a fait cette comparaison) sur Twitter ont été très constructifs. Mon objectif n’a jamais été de mettre en avant les services de Google, mais bien de proposer une solution simple et pratique pour communiquer avec les familles.