Garder le contact !

Je viens de faire une mise à jour de mon tutoriel en tenant compte de changements opérés dans ONDE.

Je vous présente un outil que j’utilise beaucoup pour faciliter la communication avec les parents de mon école.

Préambule

Je suis directeur d’école et j’utilise 2 boites pour les mails :
– une officielle en « @ac-…..fr » pour recevoir et envoyer le courrier de l’Inspection
– une autre en « @gmail.com » pour communiquer avec la mairie, les familles… en fait avec tout le monde sauf l’Inspection.

Depuis que j’utilise la boite mail de Google, je peux recevoir (c’est ce que je fais) tous les mails sur mon téléphone, ce qui est très pratique je trouve.
De plus j’ai tous les contacts téléphoniques des parents en permanence avec moi (pratique lors des sorties scolaires).

J’attire quand même votre attention sur le fait que cette solution n’est pas bien « RGPD compatible ». Les parents ne l’école sont au courant et ça ne dérange personne. Le jour où je trouverai un outils aussi performant et qui respecte mieux les données des utilisateurs, je l’utiliserai.
Je souhaite bascule progressivement pour ma classe et pour les échanges entre mes collègues et leurs parents via Educartable.

Mais à quoi ça peut vraiment servir ?

Comme cela, j’ai à tout moment sur mon téléphone :
– les coordonnées téléphoniques des parents de tous les enfants de l’école
– l’adresse de ces parents
– l’adresse mail des parents
Je peux donc les joindre facilement si besoin.

Attention, si vous voulez appelez depuis un téléphone perso, je vous conseille de faire précéder le numéro de téléphone que vous composez de #31# afin que votre numéro de s’affiche pas.

L’utilisation des Contacts de Google via ONDE permet également de créer des mailing-lists pour la communication avec les familles de manière très simple.

C’est bien beau tout ça, mais comment on fait ?

Le principe n’est pas compliqué. Je vous explique les étapes à effectuer :

    1. Vous devez extraire les données des responsables de vos élèves d’une classe ou de toute l’école
    2. Vous importer ces données dans Google Contacts
    3. Vous avez plusieurs listes qui vont s’afficher avec tous vos parents d’élèves répartis dans différentes classes.

Ça parait super simple !? Ce n’est pas bien compliqué même s’il y a plusieurs étapes à faire et qu’il est important de bien les suivre.
Pour ne pas allonger cet article, vous trouverez toute la procédure détaillée en téléchargeant les fichiers ci-dessous qui contiennent le fichier LibreOffice Calc (ods) qui permet de faire ce que j’annonce ainsi qu’un tutoriel (pdf) détaillé avec des captures d’écran pour faciliter la compréhension.

FICHIERS NÉCESSAIRES :

Onde_vers_google_2020-2021

tutoriel_onde_vers_google

J’espère que cet outil vous sera autant utile qu’à moi.

5 Commentaires

  1. Christophe Gaufichon

    Une astuce qui mélange les services académiques et les services commerciaux de Google.
    Je comprends la facilité de mise en oeuvre.
    Pourtant je pense que les académies nous donnent tous les outils nécessaires sans avoir à faire transiter les informations par des comptes Google qui sont susceptibles d’utiliser ces informations à des fins commerciales.
    Dans votre préambule, vous expliquez utiliser l’adresse officielle « @ac- » pour communiquer avec l’inspection et une adresse en « @gmail.com » pour communiquer avec la mairie et les parents. Je ne comprends pas votre démarche. Les applications clientes de mail sont disponibles sur votre téléphone et permettent la configuration du mail académique. Les protocoles imap sécurisé ou pop correctement paramétré permettent de lire les courriers sur plusieurs machines (téléphone, ordi, tablette). Enfin il est assez aisé de pratiquer du classement automatique des courriers en fonction de leur provenance.

    Attention au fait de déplacer les données personnelles des vos élèves et parents qui sont sécurisées sous ONDE sans leur consentement vers des services personnels commerciaux.

    Enseignant Référent aux Usages du Numérique je conseille aujourd’hui de n’utiliser les adresses de fournisseurs commerciaux uniquement dans le cadre personnel.

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    1. lbreilloux (Auteur de l'article)

      Sur mon téléphone, j’ai également un lecteur de mail pour le mail académique.
      Par contre, pour la gestion des contacts et même les mails, je trouve que les services (commerciaux, on est bien d’accord) de Google sont très largement plus pratiques que ceux fournis par les services de l’EN.
      Si on pouvait/peut faire la même chose aussi facilement avec les services « officiels », je le ferai surement mais je n’ai rien trouvé sur la manière de s’y prendre, d’où ma démarche.

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  2. sanleane

    En stage de direction, on nous a vivement déconseillé d’utiliser gmail. Serveur aux Etats-unis, les règles de la protection des données ne sont pas les même que chez nous et les adresses mails et les numéros de nos parents d’élèves sont des données sensibles.

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    1. lbreilloux (Auteur de l'article)

      Tu as raison mais pour le moment, je n’ai rien trouvé d’aussi bien en Europe. Cette année, je voudrais utiliser de plus en plus de service libre et respectueux de la vie privée mais ce n’est pas simple à trouver.

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  3. Biloudie

    J’ai opté pour la solution Gmail également dans ma communication avec les parents:
    – bien plus pratique à utiliser
    – j’ai basculé l’an dernier au moment du confinement: le serveur webmail était souvent inaccessible, il y avait des bugs, et c’était déjà bien compliqué à mettre en place pour ne pas en plus avoir à utiliser des outils non adaptés. Je pense que dans les services fournis par l’EN on a facile 15 ans de retard… rien n’est intuitif, tout est compliqué.
    Si l’EN ne veut pas qu’on utilise des fournisseurs privés et surtout google, a eux de se mettre un peu à la page.

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