Garder le contact !

Aujourd’hui, je vais vous présenter un outil que j’utilise beaucoup pour faciliter la communication avec les parents de mon école.

Préambule

Je suis directeur d’école et j’utilise 2 boites pour les mails :
– une officielle en « @ac-…..fr » pour recevoir et envoyer le courrier de l’Inspection
– une autre en « @gmail.com » pour communiquer avec la mairie, les familles… en fait avec tout le monde sauf l’Inspection.

Depuis que j’utilise la boite mail de Google, je peux recevoir (c’est ce que je fais) tous les mails sur mon téléphone, ce qui est très pratique je trouve.
De plus j’ai tous les contacts téléphoniques des parents en permanence avec moi (pratique lors des sorties scolaires).

Mais à quoi ça peut vraiment servir ?

Comme cela, j’ai à tout moment sur mon téléphone :
– les coordonnées téléphoniques des parents de tous les enfants de l’école
– l’adresse de ces parents
– l’adresse mail des parents
Je peux donc les joindre facilement si besoin.

Attention, si vous voulez appelez depuis un téléphone perso, je vous conseille de faire précéder le numéro de téléphone que vous composez de #31# afin que votre numéro de s’affiche pas.

L’utilisation des Contacts de Google via ONDE permet également de créer des mailing-lists pour la communication avec les familles de manière très simple.

C’est bien beau tout ça, mais comment on fait ?

Le principe n’est pas compliqué. Je vais vous expliquer les étapes à effectuer :

    • 1. Vous devez extraire les données des responsables de vos élèves d’une classe ou de toute l’école
    • 2. Vous importer ces données dans Google Contacts
    • 3. Vous avez plusieurs listes qui vont s’afficher avec tous vos parents d’élèves répartis dans différentes classe.

Ça parait super simple !? Ce n’est pas bien compliqué même s’il y a plusieurs étapes à faire et qu’il est important de bien les suivre.
Pour ne pas allonger cet article, vous trouverez toute la procédure détaillée en téléchargeant les fichiers ci-dessous qui contiennent le fichier LibreOffice Calc (ods) qui permet de faire ce que j’annonce ainsi qu’un tutoriel (pdf) détaillé avec des captures d’écran pour faciliter la compréhension.

[MISE À JOUR au 10 septembre 2018] : Quand il n’y a pas d’adresse mail pour un parent, la cellule affiche un vide au lieu d’un zéro. Cela facilite grandement l’import dans Google Contacts. Même chose avec les numéros de téléphone.

FICHIERS NÉCESSAIRES :

Onde_vers_google.ods

tutoriel_onde_vers_google

Vous verrez que le tutoriel est un peu long mais il est très détaillé. Si vous rencontrez des difficultés, n’hésitez pas à demander de l’aide.

J’espère que cet outil vous sera autant utile qu’à moi.

4 Commentaires

  1. Christophe Gaufichon

    Une astuce qui mélange les services académiques et les services commerciaux de Google.
    Je comprends la facilité de mise en oeuvre.
    Pourtant je pense que les académies nous donnent tous les outils nécessaires sans avoir à faire transiter les informations par des comptes Google qui sont susceptibles d’utiliser ces informations à des fins commerciales.
    Dans votre préambule, vous expliquez utiliser l’adresse officielle « @ac- » pour communiquer avec l’inspection et une adresse en « @gmail.com » pour communiquer avec la mairie et les parents. Je ne comprends pas votre démarche. Les applications clientes de mail sont disponibles sur votre téléphone et permettent la configuration du mail académique. Les protocoles imap sécurisé ou pop correctement paramétré permettent de lire les courriers sur plusieurs machines (téléphone, ordi, tablette). Enfin il est assez aisé de pratiquer du classement automatique des courriers en fonction de leur provenance.

    Attention au fait de déplacer les données personnelles des vos élèves et parents qui sont sécurisées sous ONDE sans leur consentement vers des services personnels commerciaux.

    Enseignant Référent aux Usages du Numérique je conseille aujourd’hui de n’utiliser les adresses de fournisseurs commerciaux uniquement dans le cadre personnel.

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    1. lbreilloux (Auteur de l'article)

      Sur mon téléphone, j’ai également un lecteur de mail pour le mail académique.
      Par contre, pour la gestion des contacts et même les mails, je trouve que les services (commerciaux, on est bien d’accord) de Google sont très largement plus pratiques que ceux fournis par les services de l’EN.
      Si on pouvait/peut faire la même chose aussi facilement avec les services « officiels », je le ferai surement mais je n’ai rien trouvé sur la manière de s’y prendre, d’où ma démarche.

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  2. sanleane

    En stage de direction, on nous a vivement déconseillé d’utiliser gmail. Serveur aux Etats-unis, les règles de la protection des données ne sont pas les même que chez nous et les adresses mails et les numéros de nos parents d’élèves sont des données sensibles.

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    1. lbreilloux (Auteur de l'article)

      Tu as raison mais pour le moment, je n’ai rien trouvé d’aussi bien en Europe. Cette année, je voudrais utiliser de plus en plus de service libre et respectueux de la vie privée mais ce n’est pas simple à trouver.

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